Comment Gérer Les Utilisateurs

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1. Inviter un utilisateur

Accédez à l'onglet Utilisateurs, sous le menu Gestion Utilisateurs.

Une fois sur la page, cliquez sur +Inviter utilisateur. Vous avez alors la possibilité de sélectionner un ou plusieurs utilisateurs.

Cliquez sur Un seul utilisateur pour ajouter l'utilisateur que vous souhaitez inviter et saisissez son adresse e-mail. Sélectionnez la langue de l'invitation, le rôle et le groupe auxquels l'utilisateur doit être ajouté. Enfin, cliquez sur Inviter.

La personne invitée reçoit alors un e-mail pour activer son compte. L'invitation expire après 30 jours.

2. Inviter plusieurs utilisateurs

Vous pouvez également inviter plusieurs utilisateurs en une seule fois en utilisant un fichier Excel contenant différentes adresses e-mail.

Attention : Toutes les adresses e-mail doivent être insérées dans la première colonne de la feuille de calcul.

Après avoir cliqué sur Plusieurs utilisateurs, cliquez sur Importer fichier Excel pour importer votre fichier. Une fois votre fichier téléchargé, choisissez la langue de l'invitation et le groupe auquel les utilisateurs doivent être ajoutés, puis cliquez sur Inviter.

Les personnes invitées reçoivent alors un e-mail pour activer leur compte. Les invitations expirent après 30 jours.

3. Rechercher un Utilisateur

Vous pouvez rechercher un utilisateur en saisissant le nom ou l'adresse e-mail dans la barre de recherche située en haut de l'écran.

4. Groupes

Accédez à l'onglet Groupes si vous souhaitez créer des groupes pour organiser vos utilisateurs. Cliquez sur + Créer groupe. Donnez un nom au groupe, puis cliquez sur Créer.

Ensuite, cliquez sur le nom du groupe pour ouvrir les réglages. Vous verrez 2 onglets : Membres du groupe et Rôles et autorisations.

4.1 Membres du groupe

Dans l'onglet Membres du groupe, vous voyez tous les utilisateurs qui sont ajoutés à ce groupe. Pour ajouter un nouvel utilisateur, cliquez sur +Ajouter un utilisateur, en haut à droite.

Si vous souhaitez supprimer un utilisateur du groupe, cliquez sur l'icône en forme de poubelle qui apparaît à côté du rôle de l'utilisateur.

Si vous souhaitez consulter les détails d'un utilisateur en particulier, cliquez sur ce dernier pour ouvrir la page des autorisations. Une fois sur la page de l'utilisateur, vous pouvez modifier son nom en cliquant sur le crayon situé dans le coin supérieur droit.

4.2 Rôles et autorisations

Dans l’onglet Rôle et Autorisations, vous pourrez assigner les autorisations pour un groupe spécifique.

Vous pouvez ici modifier les autorisations en sélectionnant le rôle approprié dans le menu déroulant. Une fois le rôle sélectionné, vous verrez s'afficher les Autorisations de compte pour ce groupe.

Au niveau du compte, les utilisateurs peuvent être : Propriétaire de compte, Administrateur de compte ou Utilisateur de compte.

Vous pouvez ensuite définir les dossiers et les formulaires auxquels l'utilisateur a accès. Si cet utilisateur est administrateur du compte, un message s'affichera pour vous indiquer qu'il dispose des autorisations nécessaires pour accéder à tous les dossiers et formulaires.

Au niveau des formulaires, le groupe peut être : Responsable formulaire ou Utilisateur formulaire
Au niveau des dossiers, le groupe peut être : Editeur dossiers.

5. Gérer les rôles

Allez sur le menu Gestion Utilisateurs et cliquez sur Rôles.

5.1 Les rôles par défaut

Les Default Roles sont les rôles dits de base pour vous, disponibles automatiquement.

Rôle	Description	Autorisations
Propriétaire du Compte	Permet un contrôle total du compte. Il s'agit du rôle de plus haut niveau	Gérer la facturation Gérer le domaine de l'email Gérer le compte de l'entreprise Transférer la propriété +Toutes les permissions qu’un Administrateur du Compte
Administrateur du Compte	Permet aux utilisateurs de gérer les utilisateurs, les connexions, les dossiers et les formulaires	Accès à l’Application Créer des formulaires Créer des dossiers Gérer tous les dossiers et formulaires Gérer tous les envois Gérer toutes les tâches Gérer les utilisateurs et groupes Gérer l’authentification unique Gérer les bases de données Gérer les Webhooks Gérer les modèles
Utilisateur du Compte	Permet d'accéder à l'espace de travail.	Accès à l’Application
Éditeur Dossier	Permet aux utilisateurs de gérer ce dossier et son contenu	Déplacer les formulaires vers le dossier Supprimer le formulaire du dossier Modifier le dossier Supprimer le dossier
Responsable Formulaire	Permet de gérer des formulaires, enregistrements et tâches.	Modifier le formulaire Supprimer le formulaire Créer un enregistrement Voir les enregistrements Supprimer des envois Modifier des envois Créer des tâches Voir les tâches Mettre à jour les tâches Supprimer les tâches
Utilisateur du Formulaire	Peut remplir des formulaires	Créer des enregistrements

5.2 Les Rôles Personnalisés

La création d'un rôle personnalisé est une fonctionnalité nommée Gestion Avancée des Utilisateurs disponible à partir de la Formule Arbre.

Cliquez sur + Créer rôle. Donnez un nom au rôle, ajoutez une description et choisissez la portée du rôle : Compte, Dossiers ou Formulaires. Une fois ce choix effectué, cliquez sur Suivant.

Sélectionnez ensuite les différentes autorisations que vous souhaitez attribuer à ce rôle, puis cliquez sur Créer.

Après avoir configuré le rôle personnalisé, vous pouvez ajouter le rôle à un utilisateur ou à un groupe spécifique.

6. Gérer les Utilisateurs pour les Formulaires

Allez dans la section Dossiers, ouvrez un formulaire et cliquez sur l’onglet Permissions.

Ici, vous verrez les utilisateurs et les groupes ayant des autorisations formulaire et le rôle qu’ils ont pour ce formulaire en question.

Remarque : L'onglet Autorisations est également disponible au niveau des dossiers.

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Ajoutez des utilisateurs, des groupes et gérez leurs paramètres. Vous pouvez également importer rapidement plusieurs utilisateurs à partir d'un fichier Excel.