Vous souhaitez envoyer des tâches avec des champs déjà remplis ? Vous pouvez facilement y parvenir en établissant une intégration avec Excel à l'aide de Make.
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Cette fonctionnalité est disponible dans les formules Branche, Arbre et Forêt. Découvrez nos formules ici.
Dans cet article, nous vous montrons comment pré-remplir les champs d'un formulaire MoreApp lors de l'envoi d'une tâche. Dans cet exemple, nous utilisons des données provenant d'Excel pour remplir le formulaire.
1. Connectez-vous à Make
Accédez à Make.com et allez dans l'onglet Scénarios. Cliquez sur + Créer un nouveau scénario, dans le coin supérieur droit.
Tout d'abord, vous devez sélectionner l'application que vous souhaitez utiliser pour démarrer la connexion. Cliquez sur le bouton + au milieu de l'écran. Une liste des applications disponibles s'affiche.
Pour cet exemple, vous devez sélectionner Microsoft 365 Excel. Choisissez le Trigger “Watch Worksheet Rows”. Cela permet de s'assurer que l'action se produit chaque fois qu'une ligne est ajoutée à la feuille.
2. Connectez votre compte Excel
Sélectionnez le compte Excel en cliquant sur Add et choisissez le compte avec lequel vous travaillez.
Sélectionnez l'emplacement où le fichier Excel est stocké sous Choose your location. Indiquez ensuite le Workbook et la Worksheet qui contiennent les données.
Vous pouvez également fixer une limite pour le nombre maximum de lignes exécutées par cycle. Dans cet exemple, nous avons fixé une limite de 10.
Après avoir cliqué sur OK, un nouvel onglet apparaît pour vous permettre de choisir par où commencer. Vous avez le choix entre trois options différentes.
Pour s'assurer que le Trigger est correctement configuré, cliquez sur Run Once. Make utilisera alors les valeurs d'Excel pour configurer l'action.
3. Configurez l'intervalle
En cliquant sur l'icône de l'horloge dans le module Excel, vous pouvez configurer l'intervalle de temps qui déclenchera l'action. Ainsi, le scénario sera répété en fonction des minutes établies.
4. Connectez-vous à MoreApp
Cliquez sur le bouton + pour ajouter un autre module. Recherchez MoreApp Forms et sélectionnez “Create Task” comme Action.
Si vous avez déjà connecté votre compte à Make, vous pouvez le sélectionner dans la liste déroulante.
Si ce n'est pas le cas, vous devrez connecter le compte en ajoutant une clé API. Vous pouvez trouver des instructions détaillées sur la façon de créer une clé API ici. Copiez la clé API dans Make et le compte sera connecté.
Cliquez sur Save pour vous assurer que la connexion est établie.
5. Configurez l'Action
Une fois le compte connecté, vous devez sélectionner le formulaire dans lequel vous souhaitez créer la tâche. Pour ce faire, cliquez sur le menu déroulant sous Form.
Dans la section Recipients, sélectionnez les utilisateurs qui recevront cette tâche. Vous pouvez sélectionner un ou plusieurs utilisateurs.
Remarque : Assurez-vous que les utilisateurs sélectionnés ont accès au formulaire.
Rédigez le message qui apparaîtra une fois la tâche envoyée. Vous pouvez utiliser des balises pour personnaliser ce texte.
Vous devez maintenant faire correspondre les données d'Excel aux champs du formulaire. Cliquez sur Show advanced settings. Sous Enter data as, vous devez sélectionner Key-value.
Ajoutez autant d'éléments que vous souhaitez pré-remplir. La Key est le nom du champ MoreApp et la Value est la valeur correspondante de la colonne Excel.
Après avoir ajouté tous les éléments, cliquez sur OK.
6. Testez et activez l'intégration
Une fois la configuration de tous les modules terminée, cliquez sur Run Once.
Ajoutez une ligne dans Excel et vérifiez si une tâche est créée dans MoreApp.
Si quelque chose ne va pas, un message d'erreur apparaîtra, vous permettant de vérifier et de corriger la configuration.
Si tout est configuré correctement, vous recevrez une notification MoreApp avec une tâche.
Lors de l'ouverture de cette tâche, les champs du formulaire doivent être remplis.
Félicitations ! Tout est prêt ! Cliquez sur le bouton OFF dans le coin inférieur gauche pour l'activer sur ON.
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