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Como Exportar seus Dados com a Integração Excel | MoreApp

Receba os dados, por envio, em formato Excel! Configure um e-mail com um arquivo Excel que vá receber após o envio.

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1. Criar o Excel Template

Abra o Excel e elabore o modelo que mostrará seus dados. Use placeholders em seu modelo Excel para saber onde as entradas de dados do formulário precisam ser colocadas. Pode saber quais são os placeholders corretos a serem usados, verificando os nomes dos campos.

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Ao criar o modelo Excel, a maioria dos campos precisam de ser configurados usando o placeholder {dataname}. Por exemplo, um Campo de Texto chamado 'Empresa' terá o valor do placeholder {empresa} no modelo.

No entanto, alguns outros campos utilizam um placeholder diferente: {%dataname}

Este placeholder pode ser usado para os campos de Foto e Assinatura.

Verifique a imagem a seguir como um exemplo de como os placeholder ficarão em seu modelo.

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Notas:

  • Você pode adicionar dados em várias abas, se necessário.

  • Os campos de Vídeo, Catálogo e Pin não serão visíveis na exportação.

  • O mapa do campo Localização não é exibido no relatório. No entanto, você pode adicionar a latitude e longitude adicionando os marcadores apropriados.

*Os espaços reservados são {location.coordinates.latitude} e {location.coordinates.longitude}. Os valores dos marcadores devem corresponder aos nomes dos dados usados no campo Localização.

Por exemplo, se o nome do campo de dados Localização for Localização Empresa os espaços reservados devem ser:

  • {LocalizaçãoEmpresa.coordinates.latitude}

  • {LocalizaçãoEmpresa.coordinates.longitude}

1.1  Subformulário

Um campo de Subformulário deve ser aberto com um # e fechado no formato do Excel com um /, como ilustrado no exemplo a seguir. Todas as informações contidas no loop (entre o # e o /) serão replicadas sempre que o subformulário for completado.

Nota: É importante utilizar nomes de dados exclusivos no subformulário. Evitar usar o mesmo nome para o campo do subformulário e os campos dentro do subformulário.

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Também é possível ter um subformulário dentro de um subformulário. Para configurar isso em seu modelo do Excel, você precisará abrir e fechar ambos conforme mostrado no exemplo abaixo.

{#subformulário}

{campo}, {campo}

{#subformulário1}

{%foto}

{/subformulário1}

{/subformulário}

Pegue o exemplo, troque a palavra 'subformulário' pelo nome dos dados do seu subformulário. Faça o mesmo para os campos dentro do subformulário.

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Encontre uma visão geral de como usar diferentes maneiras de fazer loops com os exemplos de saída abaixo.

Exemplo 1:

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Resultado do Exemplo 1:

Nota: Não inclua informações adicionais na mesma linha do loop do subformulário. O loop abrange toda a linha, incluindo todos os placeholders entre # e / nas linhas da esquerda a direita.

A

1.2 Os campos de Rádio e Lookup

Esses campos utilizam o placeholder {nome de dados}. No entanto, ao utilizar esse campos, lembre-se de que o valor exibido no relatório do Excel será o inserido no campo Valor.

Nota: O valor do PDF não é considerado na Integração do Excel.

Por exemplo, o placeholder {trabalho concluído} vai indicar “sim” ou “não” de acordo com a escolha que fizeram no formulário.

Também é possível alterar o nome do campo Valor. Isso não precisa ser igual ao campo Opções. Por exemplo, no formulário, deverá escolher entre “Sim” ou “Não”. Porém, a saída poder indicar algo diferente (um emoji, por exemplo)

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1.3 Ocultar os campos vazios

Caso utilize campos opcionais ou regras para ocultar determinados campos, será necessário configurá-los também no modelo do excel.

Certifique-se de especificar a abertura e fechamento dos campos, ao mesmo tempo que os loops de Subformulário são organizados com # e /. Como consequência, o campo apenas será exibido se houver dados inseridos.

Siga o formato: {#nomededados} {nomededados} {/}

 

1.4 O campo da Checkbox

Se estiver utilizando um campo da Checkbox, o espaço reservado {nomededados} exibirá Verdadeiro ou Falso no resultado.

Quer representar a resposta de forma diferente ou quer que seu formulário fique mais legal, ja seja Correto / Incorreto, ou ❌ / ✅ ?

Então pode tentar com esta configuração:

{#nomededados} Correto {/nomededados} {^nomededados} Incorreto {/nomedadados}

 

1.5 As formulas do Excel

Também pode adicionar fórmulas ao seu modelo do Excel para criar condições para a saída.

Vai precisar adicionar uma aba separada ao seu modelo. Pode chamar esta aba de “Valores Brutos”.

É aqui que vai receber as respostas do formulário. Portanto, certifique-se de adicionar os nomes de dados corretos como espaços reservados.

Por exemplo:

  • Se quiser mostrar um “X” em uma célula quando um valor específico for definido como “sim”, você pode aplicar a seguinte fórmula nessa célula. =SE('Valores Brutos'!$B2 = "Sim", "X", "").

  • Valores brutos = o nome da aba separada.

  • B2 = a célula mencionada na guia separada. Certifique-se de mencionar a célula correta. Se for o caso que o valor apresentado nesta célula seja igual a “Sim”, será exibido um X. Se não, fica vazio.

  • Nas fórmulas da coluna C, é preciso alterar o “Sim” por “Não”.

Aqui pode ver um exemplo da Aba ‘Valores Brutos’:

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Esta combinação criará o resultado:

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A ter em conta:

  • Essa aba separada é necessária porque não é possível utilizar um espaço reservado diretamente em uma fórmula. Isso não seria eficaz: ==SE({pergunta1} = "Sim", "X", "")

  • Para evitar confusão, pode até ocultar a aba separada assim que a configuração estiver concluída.

  • Este é apenas um exemplo de como usar fórmulas no seu modelo do Excel. Existem muitas outras opções. Contudo, a elaboração de relatórios avançados no Excel, é necessário ter habilidades e conhecimentos aprofundados do programa.

  • Caso deseje incluir cores às suas respostas, sugerimos utilizar a Formatação Condicional.

2. Configure a Integração Excel

Vá até à Plataforma MoreApp, selecione um formulário e clique em Editar. Acesse a aba Integrações e clique em Adicionar Integração. Selecione a integração Excel.

Nota: Esta integração vai acionar um sistema externo para cada envio. Vá receber um arquivo Excel sempre que um formulário estiver sendo enviado.

Agora, já pode começar com a integração do Excel.

Em primeiro lugar, você precisará carregar um modelo Excel. Clique em Selecionar arquivo e escolha o modelo que você criou.

Nota: Certifique-se que o arquivo selecionado tenha a extensão .xlsx ou .xlsm.

  • Verifique a opção ‘Use a configuração anterior’: no caso utilize um placeholder com o $ no corpo do email, assunto, nome do arquivo ou planilha Excel.

  • Em Nome do Arquivo, escreva o nome do ficheiro de exportação que será anexado ao seu e-mail.

  • A seção Qualidade da Imagem, você pode selecionar a opção que preferir: Original, Alta, Média ou Baixa.

  • No campo de Destinatários, digite o endereço de e-mail da pessoa que receberá o registro. Use uma vírgula para separar os e-mails, se houver mais de um. Pode utilizar também Destinatários Dinámicos, terá a possibilidade de enviar o formulário para uma pessoa diferente a cada vez. Esta opção utiliza o campo do email em seu formulário. Pode​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ igualmente enviar o formulário ao utilizador que o submeteu. Pode fazer isto selecionando a opção 'Autor do Registro' nas ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌variáveis.

Nota: No caso o email for maior de 19MB, o arquivo Excel e as imagens serão adicionadas no corpo do Emaiil atraves do link de download. O link é válido por 7 dias.

Para finalizar a configuração, digite uma Subject Line e Body para o e-mail. Você também pode usar placeholders.

Nota: Alguns dos campos não suportados no corpo do Email da integração do Excel. Aqui compartilhamos uma lista dos placeholders: Subformulário, Photo, Firma, Localização, Arquivo, Catálogo, Cabeçalho, HTML, Etiqueta, Imagen e Ajuda.

Clique em Validar.

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Nota: Se ocorrer um erro após a validação ou se seu modelo não estiver funcionando bem, isto significa que existem marcadores errados no arquivo Excel.

Quando terminar de editar o formulário, clique em Publicar.

3. Faça o download do relatório

Na aba Registos, é possível baixar o relatório de Excel clicando na marca de seleção verde correspondente a cada submissão. Surge uma nova seção e é necessário clicar em Baixar relatório.

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4. Parabéns!

Vá receber um arquivo Excel com os dados de seu formulário depois que um novo envio for feito.

Aqui um exemplo do ficheiro Excel:

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Dica: Se você não quiser receber dois e-mails, você pode remover o e-mail que MoreApp gera, sob a guia Email, clicando no ícone de lixo.

Nota: Pode utilizar esse template do Excel para verificar como vai aparecer com a Integração do Excel.

Esto é apenas um exemplo. No caso deseje um relatório personalizado, pode ficar em contato connosco.

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