Wie man Abläufe mit der Task-Integration erstellt

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In diesem Help Center-Beitrag zeigen wir Ihnen, wie Sie diese Integration konfigurieren, und geben Ihnen ein Beispiel, wie Sie sie nutzen können.

1. Formular erstellen

Gehen Sie zur MoreApp-Plattform und erstellen Sie ein Formular. In diesem Beispiel werden wir es Formular 1 nennen. Kopieren Sie das Formular, indem Sie in der Formularübersicht auf Kopieren klicken.

Die kopierte Version hat die gleichen Datennamen wie das Originalformular. In diesem Beispiel nennen wir es Formular 2.

Die Datennamen der Widgets müssen genau gleich lauten. Die Daten, die in der Vorlage von Formular 1 ausgefüllt werden, erscheinen sonst nicht in der Aufgabe von Formular 2.

Fügen Sie zusätzliche Widgets zu Formular 2 hinzu, z. B. das Signature-Widget. Der Nutzer kann diese Felder beim Ausfüllen der Aufgabe ausfüllen, in diesem Fall durch Hinzufügen einer Unterschrift.

Tipp: Wenn Sie nicht möchten, dass die zweite Person Informationen in der Aufgabe ändern kann, empfehlen wir Ihnen, mit dem Read-Only Text-Feld in Formular 2 zu arbeiten. Fügen Sie so viele Read-Only Text-Feld hinzu, wie Sie Felder als nicht bearbeitbar festlegen möchten.

Stellen Sie sicher, dass die Datennamen der Read-Only Text-Widgets dieselben sind wie die der Text- oder Number-Widgets im ersten Formular. Denken Sie daran, dass Sie die Felder entfernen müssen, die im zweiten Formular durch das Read-Only Text-Feld ersetzt werden.

Hinweis: Das Read-Only Text-Widget unterstützt nicht die Widgets Subform-, Catalogue-, Search-, Drawing-, Photo-, Signature- und File-Widget.

2. Konfigurieren Sie die Aufgabenintegration

Gehen Sie zu Formular 1 und klicken Sie auf Formular bearbeiten. Wechseln Sie zur Registerkarte Integrationen und klicken Sie auf Integration hinzufügen. Wählen Sie die Integration Aufgabe aus.

Im nächsten Schritt konfigurieren Sie die Integration.

Wählen Sie den Ordner aus, der Ihr zweites Formular enthält, sowie Ihr zweites Formular. Wählen Sie die Empfänger der Aufgabe aus und fügen Sie bei Bedarf eine Nachricht hinzu.

Wenn Sie mit dynamischen Empfängern arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie ein Feld verwenden, das eine E-Mail-Adresse enthalten kann, zum Beispiel das Feld „E-Mail“ oder das Suchfeld. Die verfügbaren Felder finden Sie, indem Sie auf das Blitzsymbol klicken.

Hinweis: Die Empfänger (auch dynamische Empfänger) müssen als Benutzer zum Formular hinzugefügt werden, um die Aufgabe öffnen zu können.

Klicken Sie abschließend auf Verifizieren und dann auf Veröffentlichen.

3. Testen Sie Ihren neuen Arbeitsablauf

Die Konfiguration der Integration ist abgeschlossen und es ist Zeit für einen Test! Öffne dein erstes Formular in der App und fülle es aus. Sobald das Formular ausgefüllt ist, erhält der Administrator oder Manager eine Benachrichtigung, um die Anfrage zu genehmigen.

Die Task-Integration sendet automatisch eine Aufgabe an die Person, die das Formular unterschreiben muss. Nach dem Absenden Ihrer Integration sollten Sie sehen, dass der/die Empfänger der Task-Integration eine neue Aufgabe erhält/erhalten. Öffnen Sie die Aufgabe und überprüfen Sie, ob alle Ihre Daten vorhanden sind.

Hinweis:

Mit dieser Integration können Sie eine Benachrichtigung auch per E-Mail erhalten, indem Sie die Registerkarte „E-Mail“ des ersten Formulars entsprechend konfigurieren.
Formular 2 wird ausschließlich für Aufgaben verwendet. Wenn Sie nicht möchten, dass Nutzer dieses Formular ohne Aufgabe ausfüllen, können Sie den Ordner in der App ausblenden. Diese Einstellung kann in der Plattform konfiguriert werden.

4. Beispiel: Erstellen Sie einen Workflow mit einem Formular, das genehmigt werden muss

Nachdem wir erläutert haben, wie man einen Workflow mit der Task-Integration erstellt, zeigen wir in diesem Abschnitt anhand eines konkreten Beispiels, wie dieser Workflow konfiguriert wird.

In diesem Beispiel wird ein Inspektionsformular erstellt, das von einem Teamleiter genehmigt werden muss.

Der Teamleiter genehmigt das Formular
Der Workflow endet
Der Bericht wird versendet

Hinweis: Wird das Formular abgelehnt, wird es dem Benutzer über eine neue Aufgabe erneut zugesandt.

4.1. Formular 1 einrichten

Gehen Sie zur Plattform und erstellen Sie ein Inspektionsformular. In diesem Fall nennen wir das Formular „Inspektionsformular – Formular 1“.

Hinweis: Tragen Sie die E-Mail-Adresse des Nutzers in dieses E-Mail-Feld ein und stellen Sie sicher, dass Sie auch die E-Mail-Adresse des Teamleiters hinzufügen. Dies ist wichtig, damit der Workflow ordnungsgemäß funktioniert.

Kopieren Sie nun dieses Formular und benennen Sie das kopierte Formular „Inspektionsformular – Formular 2“.

4.2. Task-Integration einrichten

Fügen Sie die Task-Integration zu „Prüfformular – Formular 1“ hinzu. Verknüpfen Sie diese Aufgabe mit „Prüfformular – Formular 2“.

Fügen Sie als dynamischen Empfänger das E-Mail-Feld des Teamleiters hinzu. Fügen Sie anschließend eine Nachricht zur Aufgabe hinzu, die der Teamleiter erhalten soll.

Klicken Sie auf Verifizieren.

4.3. Formular 2 einrichten

Um das Inspektionsformular – Formular 2 für die Validierung durch den Teamleiter zu konfigurieren, gehen Sie wie folgt vor:

Navigieren Sie zum Formular und klicken Sie auf Formular bearbeiten.

Bei diesem Formular muss der Teamleiter die Inspektion genehmigen oder ablehnen. Zu diesem Zweck können Sie das Formular um folgende Felder erweitern:

Radio-Feld: Verwenden Sie dieses Feld, damit der Teamleiter zwischen zwei Optionen wählen kann: die Inspektion genehmigen oder ablehnen.
Text-Feld: Fügen Sie dieses Feld ein, um dem Teamleiter Platz für Feedback zu den Inspektionsergebnissen zu bieten. Dieses Feedback ist für den Nutzer sichtbar.
Email-Feld: Dieses Feld kann verwendet werden, um automatische Benachrichtigungen basierend auf bestimmten Formularbedingungen zu versenden. Detaillierte Einrichtungsanweisungen für dieses Feld finden Sie weiter unten in diesem Artikel.
Signature-Feld: Fügen Sie dieses Feld hinzu, um die Unterschrift des Teamleiters zu erfassen, die die Genehmigung oder Ablehnung der Inspektion bestätigt.

4.3.1. Regeln hinzufügen

Wechseln Sie zur Registerkarte Regeln und klicken Sie auf Regel erstellen. Geben Sie die folgende Regel ein:

Bedingung:

„Genehmigt“ ist Nein

Aktionen:

„Prüfung zurückgesendet“ ist Eingeblended
„Prüfung zurückgesendet“ bekommt Wert ${inspectionEmail}
„Feedback“ ist Eingeblended

Eine Regel für abgelehnte Prüfungen einrichten

Wenn eine Inspektion abgelehnt wird, sollen automatisch folgende Maßnahmen ergriffen werden:

Das Email-Feld („Inspektion zurückgesendet an“) wird sichtbar und automatisch mit der E-Mail-Adresse des Inspektors ausgefüllt.
Das Feld „Feedback“ wird sichtbar, sodass der Teamleiter zusätzliche Kommentare oder Anweisungen hinterlassen kann.

Kopieren Sie das zweite Formular, um das „Prüfformular – Formular 3“ zu erstellen.

4.4. Richten Sie die zweite Aufgabenintegration ein

Hinweis: Da die Regeln und die Integration aus Formular 2 in Formular 3 übernommen werden, müssen Sie diese in „Prüfformular – Formular 3“ löschen.

Fügen Sie die Task Integration zu „Prüfformular – Formular 2“ hinzu.
Verknüpfen Sie diese Aufgabe mit „Prüfformular – Formular 3“.
Legen Sie den dynamischen Empfänger im Email-Feld („Prüfung zurückgesendet an“) fest.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, wird die abgelehnte Inspektion zur weiteren Bearbeitung an den Inspektor zurückgeleitet.

4.5. Formular 3 einrichten

Kopieren Sie „Inspektionsformular – Formular 2“ und klicken Sie auf Formular bearbeiten
Dieses Formular wird dem Nutzer gesendet, sobald eine Inspektion abgelehnt wurde. So passen Sie es entsprechend an:
Entfernen Sie unnötige Felder:
Löschen Sie die Felder unterhalb des Abschnitts „Validierung“. Löschen Sie nicht das Email-Feld „Inspektion zurückgesendet an“.
Fügen Sie ein Read-Only Text-Feld hinzu:
Platzieren Sie dieses Feld oben im Formular und geben Sie ihm denselben Datennamen wie dem Textbereichsfeld in „Formular 2“ (in diesem Beispiel lautet der Datenname „feedback“). Dadurch wird sichergestellt, dass der Nutzer das vom Teamleiter hinterlassene Feedback lesen kann.

Hinweis: Entfernen Sie das Feld aus dem zweiten Formular, um zu vermeiden, dass das Feedback-Feld doppelt vorhanden ist.

Wenn Sie diese Schritte befolgen, erhält der Nutzer das Feedback und kann eine neue Einreichung vornehmen, um den Inspektionsprozess neu zu starten.

So sieht es in der App aus:

Hinweis: Sie können Ihrem Arbeitsablauf so viele Formulare wie nötig hinzufügen.

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Erstellen Sie einen Workflow und weisen Sie einem anderen Nutzer eine Aufgabe auf der Grundlage einer Submission zu. Sie können damit beispielsweise um die Genehmigung einer Rechnung, eines Reiseantrags oder einer Erklärung bitten.