Cómo Tener un Flujo de Trabajo con la Integración Tarea | MoreApp

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En este artículo, te mostramos cómo configurar la integración Tarea y te damos un ejemplo de cómo utilizarla.

1. Crea tus Formularios

Inicia sesión en la Plataforma de MoreApp y crea el primer formulario. Este formulario debe incluir los campos que desees que sean rellenados por la persona que inicia el flujo de trabajo.

Una vez tengas finalizado este formulario, tendrás que copiarlo para poder continuar con la creación del flujo de trabajo. Para ello, haz click en Copiar, en la Vista General del formulario.

La versión copiada del formulario original tendrá exactamente los mismos nombres de datos que el original. Mediante la integración tarea, MoreApp rellena estos campos con las respuestas proporcionadas durante el flujo de trabajo.

Ahora, es momento de modificar este segundo formulario. Haz click en Editar y agrega los nuevos widgets que sean necesarios para este último formulario; por ejemplo, un widget-Firma. 

Consejo: Si no quieres que la segunda persona ajuste cierta información, puedes trabajar con el campo Read-only Text en el Formulario 2. Añade tantos campos de Read-only Text como campos quieras que no sean editables. Asegúrate de que los nombres de datos de los campos Read-only Text sean los mismos que los de los campos Texto o Número del primer formulario. Ten en cuenta que, en el segundo formulario, tendrás que eliminar los campos que serán sustituidos por campos de Read-only Text.

Nota:

• El widget Read-only Text no es compatible con los widgets Subformulario, Catálogo, Búsqueda, Dibujo, Foto, Firma y Archivo.

 

2. Configura la Integración Tarea

Abre el Formulario 1, y haz clic en Editar Formulario. A continuación, ve a la pestaña Integraciones y haz click en Añadir Integración. Nuevamente, selecciona la integración Tarea

Debes configurar la integración. Para ello, selecciona la Carpeta que contiene el segundo formulario y selecciona Formulario 2. Elige los Destinatarios de la tarea y añade un mensaje si es necesario.

Si trabajas con Destinatarios dinámicos, asegúrate de elegir un campo que contenga una dirección de email, por ejemplo, el campo de Email o Búsqueda. Puedes encontrar los campos disponibles haciendo clic en el icono del trueno.

Nota: Los destinatarios (también los dinámicos) deben ser añadidos como usuarios del formulario para poder abrir la tarea.

Por último, haz clic en Verificar y luego en Publicar.

• Asegúrate de que los nombres de datos de los campos Read-only Text son los mismos que los de los campos Texto o Número del primer formulario.

3. Prueba tu nuevo Flujo de Trabajo

¡Ya has terminado la configuración! ¡Es momento de probarlo!

Abre el primer formulario y rellénalo. Al acabar, la integración Tarea enviará automáticamente una tarea a la persona que debe completar el formulario. Cuando esta persona abra su App o App Web, podrá acceder a la pestaña Tareas para ver las tareas asignadas.

Al abrir una tarea, todos los datos rellenados en el primer formulario estarán ahí. 

Notas:

• Con esta integración, puedes recibir una notificación vía email si configuras la pestaña Email del primer formulario.

• Si el Formulario 2 solo se utiliza para tareas y no quieres que los usuarios rellenen este formulario sin una tarea, puedes Ocultar la carpeta en la aplicación. Esto se puede configurar en la Plataforma.

 

4. Ejemplo: Flujo de trabajo para la aprobación de un formulario

Después de explicar cómo crear un flujo de trabajo con la integración Tarea, te mostramos un ejemplo específico sobre cómo configurar este flujo de trabajo.

El ejemplo consiste en crear un formulario de inspección que requiere la aprobación de un Supervisor/Team Leader.

1. El Supervisor/Team Leader aprueba el formulario

2. Finaliza el flujo de trabajo

3. Se envía el informe

Nota: Si el formulario es rechazado, se enviará de nuevo al usuario a través de una nueva Tarea.

 

4.1. Configura el primer formulario

Ve a la Plataforma y crea un formulario de inspección. En este caso, lo llamaremos “Formulario 1”.

Nota: Añade dos campos de Email (uno para el email del usuario y otro para el del jefe de equipo). Esto es importante para que el flujo de trabajo funcione correctamente.

Ahora, copia este formulario y da nombre al nuevo formulario. En este caso, “Formulario 2”.

 

4.2 Configura la Integración de Tarea

Ve al “Formulario 1” y añade la integración Tarea. Vincula esta tarea a “Formulario 2”

Por consiguiente, como destinatario dinámico, añade el campo de email del Supervisor/Team Leader. A continuación, añade el mensaje que recibirá el Team Leader.

Haz click en Verificar.

 

4.3 Configura el segundo formulario

El “Formulario 2” será el que contenga la validación del Team Leader. Para configurarlo, añade los campos necesarios para que el Team Leader apruebe o rechace la inspección.

Puedes añadir, por ejemplo, los siguientes widgets:

• Campo de Radio: Utiliza este campo para permitir al Team Leader seleccionar entre dos opciones: Aprobar o Rechazar.

• Campo de Área de Texto: Incluye este campo para proporcionar un espacio para dar la opinión sobre los resultados de la inspección. Estos comentarios serán visibles para el usuario.

• Campo de Email: Este campo se utilizará para enviar notificaciones automáticas basadas en condiciones específicas del formulario. Las instrucciones de configuración para este campo se proporcionarán más adelante en este artículo.

• Campo de Firma: Añade este campo para recoger la firma del Team Leader.

 

4.3.1. Añade reglas

Ve a la pestaña Reglas y haz click en Añadir regla. Introduce la siguiente regla:

Condición:

• “Inspección aprobada” es “No”

Acciones:

• “Devolver inspección a” es “Visible”

• “Devolver inspección a” obtiene el valor “${emailInspector}”.

• “Comentarios” es “Visible”
  
  

Configurar una regla para Solicitudes Rechazadas

Cuando se rechace una inspección, se producirán automáticamente las siguientes acciones:

• El campo de Email (“Devolver inspección a”) se hará visible y se rellenará con el email del inspector.

• El campo de Área de Texto (“Comentarios”) se hará visible, permitiendo al Team Leader proporcionar instrucciones adicionales

 

 

4.4 Configura la segunda Integración de Tarea

Nota: Teniendo en cuenta que, tanto las reglas como la integración del Formulario 2 se copiarán en el “Formulario 3”, deberás eliminar el “Formulario 3”.

Para configurar la segunda integración:

• Añade la Integración de Tarea a “Formulario 2”

• Vincula esta tarea al “Formulario 3”.

• Como Destinatario Dinámico, añade el campo Email “Devolver inspección a”.

• Añade el mensaje que recibirá el usuario para informarle que la inspección ha sido rechazada.

Siguiendo estas instrucciones, el formulario rechazado se enviará de vuelta al inspector para que este tome cualquier otra acción al respecto.

 

4.5 Configura el tercer formulario

1. Copia el “Formulario 2“ y haz clic en Editar.

Este formulario se enviará a otro usuario una vez que el formulario haya sido rechazado y para ajustar los cambios necesarios.

1. Elimina los campos que no sean necesarios

Elimina todos los campos por debajo de la sección “Validar”. Asegúrate de no eliminar el campo de Email “Enviar Inspección a”

1. Añade un campo de Read-only Text

Da a este campo el mismo nombre de datos que tiene el campo de Área de Texto en el “Formulario 2”. En este ejemplo, el nombre de datos sería “Comentarios”. Esto asegura que el usuario pueda leer el feedback proporcionado por el jefe de equipo.

Nota: Elimina el campo copiado del segundo formulario para evitar que el campo de comentarios esté duplicado.

Gracias a estos pasos, el usuario podrá realizar un nuevo envío para reiniciar el proceso de inspección.

Así es como se verá en la App:

Nota: Puedes encadenar más formularios usando este método. Simplemente deberás repetir este proceso tantas veces como desees.

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