Como Criar um Fluxo de Trabalho utilizando a Integração de Tarefa | MoreApp

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Esta funcionalidade está disponível apenas para os Planos Ramo, Árvore e Floresta. 

Neste artigo do Centro de Ajuda, explicaremos como configurar essa integração e daremos um exemplo de como utilizá-la.

Acesse à Plataforma MoreApp e crie um formulário. Neste exemplo, falaremos de Formulário 1.

Copie o formulário clicando em Copiar na Visão Geral do formulário.

O formulário duplicado tem os mesmos nomes do Formulário 1. Nesse exemplo, chamaremos isso de Formulário 2.

Os nomes dos campos de dados devem ser exatamento os mesmos. Porquê? Os dados preenchidos no registo do Formulário 1, de outra forma, não aparecerão na Tarefa do Formulário 2.

Adicione campos extras ao Formulário 2, como o campo de Assinatura. O usuário pode preencher esse campos ao concluir determinadas informações na Tarefa.

Tip: Se você não quiser que a segunda pessoa ajuste determinadas informações na Tarefa, então recomendamos trabalhar apenas com o campo de Read-only Text no Formulário 2. Adicione tantos campos de Read-only Text quantos forem necessários para tornar os campos não editáveis. Certifique-se de que os nomes dos campos Read-only Text sejam os mesmos que os campos de Texto ou Número no Formulário original. Certifique-se de que você precisará remover os campos que serão substituídos pelo campo Read-only Text no segundo formulário.

Nota: Os campos de texto Read-only Text não suportam os seguintes campos: Subformulário, Catálogo, Pesquisa, Desenho, Foto, Assinatura e Arquivo.

 

Vá para o Formulário 1 e clique em Editar Formulário. Já em modo de edição do formulário e na aba Integrações, clique em Adicionar Integração e selecione a Integração de Tarefa.

O primeiro passo é configurar a Integração, selecionando primeiro a Pasta onde se encontra seu Formulário 2. Em Destinatários, você deve adicionar o email no qual essa instrução será enviada. No caso selecionar o Destinatários Dinâmicos, certifique-se de que utilizar um campo com a informação do email, por exemplo, o campo do Email e Pesquisa. Pode selecionar os campos disponíveis no ícone do trovão.

Nota: Os destinatários (destinatários dinámicos) precisam de adicionar um usuário ao formulário para abrir a tarefa.

Finalmente, clique em ‘Verificar’ e em seguida, clique em Publicar.

Vamos colocar seu fluxo de trabalho em teste!

Abre o Formulário 1 na App e preenche-o. Assim que o formulário estiver preenchido, o administrador ou gerente receberá uma a notificação para aprovar a petição, A Integração de Tarefas enviará automáticamente uma tarefa para a pessoa que tiver que assinar o formulário.

Ao enviar sua tarefa, você deverá ver que o(s) destinatário(s) da Integração de Tarefa irá receber uma nova tarefa. Abra a tarefa e certifique-se que todos os seus dados estão lá.

Nota:

• Com esta integração, você pode receber uma notificação também no e-mail configurando a aba de E-mail do primeiro formulário.

• O formulário “2” é destinado exclusivamente a tarefas, e se você não deseja que os usuários o preencham sem uma tarefa, pode ocultar a pasta no aplicativo. Na plataforma, é possível modificar essa configuração.

Depois​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌ de descrever como construir um fluxo de trabalho com a integração de Tarefas, vamos ver um exemplo concreto de como configurar esse fluxo de trabalho nessa secção.

O exemplo consiste em criar um Formulário de Inspeção que seja aprovado por um Team Leader.

1. Team Leader aprova o formulário

2. O fluxo de trabalho termina.

3. Relatório enviado

Nota: Caso o formulário seja rejeitado, será reenviado ao utilizador com uma nova tarefa.

Acesse à Plataforma e crie um formulário de inspeção. Neste caso, chamamos o formulário de "Formulário de Inspeção - Formulário 1".

Aviso: Adicione o e-mail do utilizador a este campo de e-mail e certifique-se que foi adicionado o e-mail do Team Leader. Isto é importante para o funcionamento correto do fluxo de trabalho.

Copie agora este formulário e nomeie o formulário copiado como “Formulário de Inspeção - Formulário 2”.

Adicione a integração Task ao “Formulário de Inspeção - Formulário 1”. Relacione esta tarefa ao “Formulário de Inspeção - Formulário 2”.

Enquanto o destinatário dinâmico adiciona o campo de e-mail do Team Leader. Em seguida adicione uma mensagem à tarefa que o Team Leader receberá.

Clique em Validar.

 

Para configurar o "Formulário de Inspeção - Formulário 2" para validação do team leader siga os seguintes passos:

Navegue até ao formulário e clique em Editar Formulário.

Este formulário deverá ser aprovado ou rejeitado pelo Team Leader. Para o tal poder melhorar o formulário adicionando os seguintes campos:

• Campo de Radio: Utilize este campo para lhe permitir ao Team Leader escolher entre duas opções: Aprovar ou Rejeitar a inspeção.

• Campo de Área de Texto: Adicione este campo para lhe permitir ao Team Leader que lhe dê feedback sobre a inspeção. Este feedback será visível para o utilizador.

• Campo de Email: Este campo poderá ser utilizado para lhe enviar notificações automáticas em função de condições impostas ao formulário. Como configurar este campo de forma detalhada será demonstrado chegando ao final deste artigo.

• Campo de Assinatura: Poderá adicionar este campo para lhe atribuir no final do formulário, que o Team Leader deve assinar, aprovando ou rejeitando a inspeção.

 

Vá à aba Regras e clique em Criar regra.

Insira a seguinte regra:

Condição:

• "Aprovado" ou "Não"

Ações:

• "Enviei a inspeção de volta" e "Visível"

• "Inspeção enviada de volta" recebe o valor "${inspectionEmail}"

• "Feedback" e "Visível"

 

Configurar uma regra para Inspeções

Sempre que uma inspeção é rejeitada queremos que se verifiquem automaticamente as seguintes situações:

• O campo Email ("Enviar inspeção de volta para") deverá ficar visível e deverá estar preenchido pelo endereço email do inspetor.

• O campo Feedback deverá ficar visível, para que o Team Leader possa fornecer comentários ou a dar ​‍​‌‍​‍‌​‍​‌‍​‍‌instruções.

Para criar o “Formulário de Inspeção - Formulário 3”, copie o segundo formulário.

 

Nota: Como a condição e o formulário do Formulário 2 são copiados para o Formulário 3, terá que removê-los no “Formulário de inspeção – Formulário 3”.

1. Acrescente o Formulário ao “Formulário de Inspeção – Formulário 2”.

2. Conecte este Formulário ao “Formulário de Inspeção – Formulário 3”.

3. Defina o Remetente Dinâmico para o campo Email (“Envio de inspeção de volta para”).

Deste modo, a inspeção recusada será devolvida ao inspetor para que ele tome as ações adequadas.

 

 

1. Faz uma cópia do “Formulário de inspeção – Formulário 2” e clique em Editar Formulário.

Este formulário será enviado ao utilizador assim que uma inspeção for recusada. Para que seja configurado corretamente:

1. Remove os campos que não são necessários:

Elimine os campos que estão abaixo da ‘Validação’. Não elimines o campo de Email “Envio de inspeção de volta para”.

1. Acrescente um campo “Read-Only Text”:

Coloque este campo no topo do formulário e dá-lhe o mesmo nome de dado que o campo de área de texto do “Formulário 2” (neste exemplo, o nome de dado é “feedback”). Isso permite que o utilizador possa ler o feedback fornecido pelo Manager.

Nota: Elimine o campo do segundo formulário para evitar que o campo de feedback seja duplicado.

Seguindo estes passos, o utilizador recebe o feedback e pode efetuar uma nova submissão para reiniciar o processo de inspeção.

Assim é como deverá ficar no App:

Nota: É possível incluir quantos formulários forem necessários ao seu fluxo de trabalho.

 

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