Erstellen Sie einen Workflow und weisen Sie einem anderen Nutzer eine Aufgabe zu. Sie können damit die Genehmigung einer Rechnung, eines Reiseantrags oder einer Deklaration beantragen.
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1. Formulare erstellen
Melden Sie sich also zunächst auf der MoreApp-Plattform an. Wenn Sie ein entsprechendes Formular erstellt haben, müssen Sie das Formular kopieren. Klicken Sie hierzu in der Formularübersicht auf Kopieren. Nun weist die Formular-Kopie die identischen Datennamen auf, wie die Originalversion. Zuletzt müssen Sie in Ihrer Formular-Kopie erneut ein extra Signature-Widget hinterlegen.
Nun hat die kopierte Version des Originalformulars genau die gleichen Datennamen wie das Original. MoreApp kann diese Felder mit den Antworten aus dem ersten Formular ausfüllen. Im kopierten Formular müssen Sie zusätzliche Widgets für die Felder hinzufügen, die der zweite Nutzer ausfüllen muss, wie z. B. ein Signature-Widget.
Tipp: Wenn Sie nicht möchten, dass die zweite Person bestimmte Informationen anpasst, können Sie mit dem Read-Only Text-Widget arbeiten. Stellen Sie im zweiten Formular sicher, dass die Datennamen der Read-Only Widgets die gleichen sind wie die Text- oder Number-Widgets im ersten Formular. Auf diese Weise werden die Daten aus dem ersten Formular als schreibgeschützter Text angezeigt.
Hinweis: Wenn das zweite Formular nur für Aufgaben verwendet wird und Sie nicht möchten, dass die Nutzer dieses Formular ohne eine Aufgabe ausfüllen, können Sie den Ordner in der App ausblenden. Diese Einstellung kann in der Plattform konfiguriert werden.
2. Task-Integration hinzufügen
Wählen Sie in der MoreApp-Plattform zunächst Ihr Formular aus. Klicken Sie nun auf Formular bearbeiten, um dieses zu bearbeiten. Begeben Sie sich nun auf den Tab Integrationen und klicken Sie hier auf Integration hinzufügen.
Wählen Sie jetzt die Task-Integration aus und klicken Sie anschließend auf Hinzufügen.
3. Integration konfigurieren
Als Nächstes muss die Task-Integration konfiguriert werden. Öffnen Sie dazu zunächst die Originalversion Ihres Formulars im Formular-Editor und gehen Sie auf Integrationen. Wählen Sie unter Ordner den Ordner aus, in welchem die zweite Version des Formulars hinterlegt wurde, das Sie anschließend unter Formular auswählen müssen. Bestimmen Sie einen Empfänger für Ihre Arbeitsaufgaben und fügen optional eine Nachricht für die Aufgabe hinzu. Wenn Sie hiermit fertig sind, klicken Sie zuerst auf Validieren und dann auf Speichern & Veröffentlichen, um alles zu sichern.
Wenn Sie mit dynamischen Empfängern arbeiten, stellen Sie sicher, dass Sie ein Widget verwenden, das eine E-Mail-Adresse enthalten kann. Zum Beispiel das E-Mail- oder das Search-Widget.
Hinweis: Die ausgewählten Empfänger müssen dem entsprechenden Ordner hinzugefügt werden, damit jene die Aufgabe öffnen können.
4. Workflow testen
Öffnen Sie die erste Version des erstellten Formulars und füllen Sie es aus. Anschließend erhält z.B. die Verwaltung eine Benachrichtigung, um die Aufgabe zu genehmigen. Die Integration versendet automatisch eine Anweisung an die Person, die das Formular unterschreiben muss. Wenn Sie die Integration nun absenden sollten, sehen Sie, dass die oder der Empfänger der Task-Integration eine neue Arbeitsaufgabe erhält. Öffnen Sie die Arbeitsaufgabe und kontrollieren Sie, ob die richtigen Daten hinterlegt wurden.
Hinweis: Mit dieser Integration können Sie eine Benachrichtigung auch in der E-Mail erhalten, indem Sie die Registerkarte E-Mail des ersten Formulars konfigurieren.
Sie haben einen voll funktionsfähigen Workflow erstellt! Natürlich können Sie auf diese Weise mehr als zwei Formulare miteinander verknüpfen, um komplexere Abläufe umzusetzen.
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