Cómo Diseñar tus Informes con la Integración Word | MoreApp

¿Todavía no tienes una cuenta en MoreApp? Regístrate aquí.

Esta característica está disponible en los planes Rama, Árbol y Bosque. Consulta nuestros planes.

 

1. Crea la plantilla de Word

Abre un archivo Word para configurar tu plantilla. Utiliza placeholders en tu plantilla de Word para que MoreApp sepa dónde colocar las entradas del formulario en el informe.

Puedes identificar los placeholders según los nombres de datos de los campos. Es importante utilizar exactamente el valor que aparece en Nombre de datos.

 

La mayoría de los campos en la Plataforma usan el placeholder: {nombredatos}. Por ejemplo, el campo de texto tendrá el placeholder: {texto}.

Algunos campos utilizan un placeholder diferente. Este es el caso de los campos Archivo, Foto, Dibujo y Firma. Estos campos utilizarán el placeholder: {%nombredatos}.

Nota:

• Solo las imágenes del campo de Archivo serán añadidas al informe generado con la integración Word.

• El campo de video no será visible en el informe Word.

• El informe no incluye la URL para descargar videos.

• No se puede ajustar el tamaño de las imágenes en el informe.

• El mapa del campo de Ubicación no se muestra en el informe. Sin embargo, puedes añadir la latitud y la longitud, añadiendo los placeholders correspondientes.

Los placeholders son {location.coordinates.latitude} y {location.coordinates.longitude}. Los valores de los placeholders deben coincidir con los nombres de datos usados en el campo de Ubicación.

Por ejemplo, si el nombre de datos del campo de Ubicación es “UbicaciónEmpresa”, los placeholders corresponden a:

• {UbicacionEmpresa.coordinates.latitude}

• {UbicacionEmpresa.coordinates.longitude}

En la siguiente imagen, puedes ver un ejemplo de cómo se verán los placeholders en tu plantilla.

1.1 Campo de Subformulario

Un campo de Subformulario crea un bucle que se repite cada vez que se rellena de nuevo el subformulario. Al añadir este campo a la plantilla Word, debes abrir con un # y cerrar con un / (como se muestra en el siguiente ejemplo):

{#subformulario}

{campo},{campo1}

{/subformulario}

 

Sigue este ejemplo, cambiando la palabra 'subformulario' por el Nombre de datos de tu campo de Subformulario. Haz lo mismo con los campos de dentro del subformulario.

 

Puede ser que tengas un subformulario en otro subformulario. Asegúrate de que los placeholders del primer subformulario estén alrededor de los placeholders del segundo subformulario. Ejemplo:

{#subformulario} {campo},{campo1}{#subformulario1}{%fotos}{/subformulario1}{/subformulario}

Nota: Es importante utilizar nombres de datos únicos en el Subformulario. Evita utilizar el mismo nombre para el campo de Subformulario y los campos que este contiene.

Toda la información de este ‘bucle’ (lo que está entre # y / ) se copiará cada vez que se rellene el subformulario. Ten esto en cuenta cuando crees una tabla.

Por ejemplo, cuando está incluido en las celdas de la tabla, cada subformulario rellenado se presentará como una nueva fila en esta tabla.

Plantilla:

Por otro lado, cuando no está incluido en las celdas de la tabla, cada subformulario rellenado se presentará como una tabla nueva.

Plantilla:

En la App, las entradas del Subformulario se numeran automáticamente.

 

Si quieres enumerar estos ítems en el informe, activa la numeración automática en la plantilla de Word.

Opción 1: En una tabla

1.2 Campo de Búsqueda

Para este campo, tienes varios placeholders disponibles. Debes usar el placeholder específico para cada columna de la base de datos. En este ejemplo, para añadir el nombre de una empresa de la base de datos, puedes utilizar el placeholder {busqueda.empresa}.

Nota: No añadas el $ del placeholder a tu archivo Word. Con esta integración, solo debes añadir {nombredatos}.

1.3 Campos de Radio y Desplegable

Estos campos utilizan el placeholder estándar {nombredatos}. Sin embargo, al utilizar estos campos, ten en cuenta que el valor que aparece en el informe Word será el que hayas añadido en el campo Valor.

Nota: El valor que añadas en la sección PDF no aplica para la integración Word.

Por ejemplo, el placeholder {motivoDeLaReunin} mostrará Ventas o Soporte en el informe, dependiendo de la selección en el formulario.

Además de modificar las distintas opciones, puedes modificar el texto del Valor. Este no tiene por qué ser el mismo que el que tienes en el campo Opciones.

Si has modificado el Valor, al seleccionar Ventas o Soporte, en el formulario, la información en el informe Word puede mostrar otra cosa (como un emoji).

¿Quieres dar un color a las respuestas seleccionadas en un campo de Radio o un campo desplegable? Utiliza la siguiente lógica:

Si deseas poner un espacio entre las opciones seleccionadas en el campo de Lookup? Usa esta lógica:

{lookupdataname} {.}, {/lookupdataname}

Quieres mostrar los valores de los campos de lookup pero en diferentes líneas? Usa esta lógica entonces:

{lookupdataname} {.},

{/lookupdataname}

 

1.4 Campo de Catálogo

Al utilizar el campo de Catálogo, puedes añadir una tabla a tu informe Word que muestre todos los artículos seleccionados y el precio total.

Para ello, debes abrir con {#catalogue.items} y cerrar con {/catalogue.items}, como se muestra en el ejemplo siguiente. Entre estos placeholders, deberás incluir todas las columnas de la base de datos del catálogo {nombre, cantidad, precio, etc.}

Un ejemplo sería:

{#catalogue.items} {data.id} {data.name} {quantity} {priceExVat} {/catalogue.items}

A continuación, deberás incluir los placeholders para el subtotal, el IVA y el total. De este modo, obtendrás la suma de todos los artículos incluidos en el catálogo.

Estos placeholders son: {catalogue.priceExVat}, {catalogue.Vat} y {catalogue.priceIncVat}

Puedes ver un ejemplo de plantilla en la siguiente imagen:

Nota: Si utilizas los placeholders del ejemplo, recuerda cambiar la palabra “Catálogo” por el nombre de datos que le hayas dado a tu campo de Catálogo, tal y como se muestra en la siguiente imagen:

1.5 Campo de Pin

También puedes incluir en tu informe Word la imagen utilizada en el campo Pin y los detalles de cada pin. Para incluir la imagen del pin en el informe, deberás añadir el código {%pin.image}

Nota: Los iconos de los pins no se mostrarán en la imagen, pero sus detalles se añadirán por separado.

A continuación, deberás indicar el inicio y el final del campo Pin. Esto lo podrás hacer utilizando {#pin.pins} como apertura y {/pin.pins} como cierre. Ten en cuenta que la palabra “pin” será sustituida por el nombre de tu campo Pin. Por ejemplo: {#coche.pins}

Si has configurado subformularios dentro de cada uno de tus pines, también deberás indicar dónde se abre y se cierra cada pin. El ítem se abrirá con {#meta.scope.name == “nombre del pin”} y se cerrará con {/}. Entre estos placeholders, puedes añadir tantos campos como tenga el subformulario del pin. De esta manera, todos los detalles de cada pin se mostrarán en el informe.

Nota: Recuerda que cada pin debe tener un nombre único.

A continuación se muestra un ejemplo del formato que debes utilizar.

1.6 Oculta campos vacíos

Si tienes campos que no son obligatorios o has utilizado reglas que ocultan algunos campos de tu formulario, también necesitas configurarlo en la plantilla de Word.

Necesitas indicar una apertura y un cierre en los campos (similar a lo que utilizas para los subformularios: con # y /). De esta manera, los campos solo se mostrarán si se rellenan en el formulario.

Sigue este formato: {#nombredatos} {nombredatos} {/}

Puedes ver un ejemplo en la siguiente imagen:

 

¿Como se verá en el informe Word? Aquí tienes un ejemplo del resultado, si el campo “Extintor de Incendios” está vacío:

Para evitar tener espacios en blanco, puedes cambiar el formato, en la plantilla, de la manera siguiente:

 

1.7 Campo de Checkbox

Si utilizas el campo de Checkbox, el placeholder {nombredatos} mostrará VERDADERO o FALSO en el resultado del informe.

Si quieres que la respuesta tenga un formato diferente, como Correcto / Incorrecto, o ❌ / ✅, puedes utilizar esta configuración:

{#nombredatos}Correcto{/nombredatos}{^nombredatos}Incorrecto{/nombredatos}

Nota: Rellena el nombre de los datos del campo de Checkbox y añade los iconos a tu gusto.

{#nombredatos} ✅ {/nombredatos}{^nombredatos} ❌ {/nombredatos}

 

Aquí puedes ver un ejemplo de cómo quedará tu plantilla de Word:

Dependiendo de la respuesta del campo, se mostrará un icono u otro en el informe. Aquí un ejemplo:

Nota: Al elegir PDF como formato de salida para la integración Word, los iconos de los campos de Checkbox no funcionan.

1.8 Salto de Página

También puedes añadir un salto de página a tu plantilla de Word. Ve a Disposición → Saltos → Página. 

Nota: Cuando utilices un salto de página en combinación con un campo de Subformulario, asegúrate de incluir el salto de página dentro del código de este subformulario. Por ejemplo:

De este modo, cada vez que se rellene el subformulario, se creará una nueva página en el informe para este subformulario.

 

2. Configura la Integración

En la pestaña Integraciones, haz clic en Añadir Integración y selecciona la integración Word. Ahora, puedes comenzar la configuración.

• Sube el documento Word que has creado.

• Puedes elegir Word o PDF como formato de salida.

Notas:

• Si eliges PDF como formato de salida, la fuente del informe cambiará a la fuente predeterminada de MoreApp.

• Si tu PDF no tiene el diseño que quieres, puedes crear tu plantilla Word con LibreOffice. 

• Elige un nombre del archivo. Puedes utilizar placeholders para personalizar el nombre, a través del desplegable ubicado en el icono del rayo.

• En Desde, puedes añadir el nombre del remitente, como por ejemplo el nombre de la empresa.

• En el campo Responder, escribe la dirección de email a la que el usuario puede responder.

• En Destinatarios, inserta el email de la persona que recibirá el archivo; usa una coma para separar los emails, en caso de que haya más de uno. Además, puedes agregar destinatarios dinámicos que variarán en función del email rellenado en los campos Email del formulario. También puedes enviar automáticamente el formulario a la persona que lo completó. Para hacerlo, selecciona la opción “Autor del envío” en las variables ubicadas en el icono del rayo.

• Agrega a CC la dirección de email a la que debe ir la copia y a las direcciones de email de BCC que deben recibir una copia, pero que no deben estar visibles como destinatarios.

• A continuación, agrega la línea de Asunto del email. Aquí también puedes usar placeholders.

• Puedes añadir un texto para el cuerpo del email y también puedes personalizarlo con placeholders.

• Para acabar, haz click en Verificar. Después de hacer click en verificar, un error puede ocurrir. Esto significa que hay corchetes incorrectos en el archivo de Word alrededor de los placeholders.

Nota: Algunos campos no son compatibles con el cuerpo del email de la integración Word. Aquí la lista de campos que no puedes usar como placeholders en el email: Subformulario, Foto, Firma, Pin, Ubicación, Archivo, Catálogo, Encabezado, HTML, Etiqueta, Imagen y Ayuda.

Nota: Si quieres que los emails de la integración Word se envíen desde otro dominio, puedes utilizar nuestra función Dominio de Email Personalizado para configurar el dominio. Esto te permite enviar todos los emails de MoreApp desde un dominio específico, no solo los correos de la integración Word.

 

3. Calidad de la Imagen

La calidad de imagen se establece en Alta de forma predeterminada.

En caso de que tu formulario tenga muchas imágenes, es posible que el email sea demasiado grande y que el servidor de recepción del correo rechace el email. Por lo tanto, elige la calidad de la imagen que coincida con tu formulario: Original, Alta, Media o Baja.

Si eliges Original, se enviarán las imágenes a su tamaño original. Las otras opciones reducirán el tamaño a un máximo de 1000, 600 o 200 píxeles, respectivamente. Elige Medio o Bajo para que un PDF con muchas imágenes aún pueda ser enviado por email. Elige Original o Alta si solo has añadido algunas imágenes a tu formulario.

Nota:

• Las imágenes no se adjuntan al email como archivo. Solo puedes ver las fotos en el informe Word.

• Si tu email es más grande de 19 MB, tu archivo Word y las imágenes se añadirán al cuerpo del email a través de un enlace de descarga. Este enlace es válido durante 7 días.

4. Elimina el Email Predeterminado

¿No quieres recibir el email predeterminado que envía MoreApp? Ve a la pestaña Email, haz clic en los 3 puntos al lado del mail y después, haz clic en Eliminar. Para acabar, haz clic en Publicar.

Nota: Si eliminas el email predeterminado, no podrás descargar el informe en PDF en la pestaña Registros de la Plataforma.

 

5. Descarga el Informe

Es posible descargar el informe de Word en la pestaña de Registros, haciendo clic en el icono de verificación verde de cada registro, en la columna Integraciones. Aparecerá una nueva sección y deberás hacer clic en Descargar informe.

6. ¡Enhorabuena!

¡Has diseñado correctamente los informes de tu formulario con la integración Word! 

Aquí puedes ver un ejemplo del resultado del informe Word:

Nota: Puedes usar esta plantilla de Word para ver cómo puede quedar tu informe con la integración Word. Para probarla, añade el archivo Word a la plantilla “Orden de Trabajo” de la Plataforma.

Recuerda que esto es solo un ejemplo. Si quieres un informe personalizado, solicita un presupuesto.

 

¿Quieres ver nuestros últimos tutoriales? ¡Ve a nuestro Canal de YouTube y pulsa el botón Suscribirse!