Cómo Exportar tus Datos con la Integración Excel | MoreApp

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1. Crea la plantilla en Excel

Abre Excel y diseña la plantilla que mostrará los datos de tus registros. Utiliza placeholders en la plantilla de Excel para saber dónde debe colocarse cada entrada del formulario. Sabrás cuáles son los placeholders correctos comprobando el nombre de datos de los campos.

Al crear la plantilla de Excel, la mayoría de los campos deben configurarse mediante el placeholder {nombrededatos}. Por ejemplo, un campo de Texto llamado ‘Empresa’, en la plantilla, utilizará el placeholder {empresa}.

Sin embargo, hay otros campos que utilizan un placeholder diferente: {%nombrededatos}

Este placeholder puede utilizarse para los campos de Foto y Firma.

Utiliza la siguiente imagen, como ejemplo, para revisar cómo se verán los placeholders en tu plantilla.

 

Notas:

• Puedes añadir datos en varias pestañas de tu plantilla Excel, si es necesario.

• Las imágenes exportadas a la hoja de Excel (fotos y firmas) tendrán un tamaño muy reducido.

• Los campos Video, Catálogo, Pin y Zip Code NL no serán visibles en la exportación.

• El mapa del campo de Ubicación no será visible en la exportación. Sin embargo, puedes añadir la latitud y la longitud seleccionando el placeholder correspondiente.

Los placeholders son {location.coordinates.latitude} y {location.coordinates.longitude}. Los valores de los placeholders deben coincidir con los nombres de datos usados en el campo de Ubicación.

Por ejemplo, si el nombre de datos del campo de Ubicación es “UbicaciónEmpresa”, los placeholders corresponden a:

• {UbicacionEmpresa.coordinates.latitude}

• {UbicacionEmpresa.coordinates.longitude}

1.1 Campo de Subformulario

Debes indicar la apertura y el cierre, del campo de Subformulario, en la plantilla Excel. Este campo debe abrirse con un # y cerrarse con un / como se muestra en la siguiente imagen.

Toda la información entre el # y el / se copiará cada vez que ese subformulario sea rellenado.

Nota: Es importante utilizar nombres de datos únicos en el subformulario. Evita utilizar el mismo nombre para el campo de Subformulario y los campos dentro del subformulario.

También es posible incluir Subformularios dentro de Subformularios. Para configurarlos, solo tienes que indicar la apertura y cierre de todos ellos, tal y como te mostramos en el siguiente ejemplo.

{#subformulario}

{campo}, {campo}

{#subformularioFotos}

{%foto}

{/subformularioFotos}

{/subformulario}

Usa este ejemplo, como guía, y cambia las palabras 'subformulario' por el nombre de datos del campo de Subformulario correspondiente. Haz lo mismo para los campos dentro del subformulario.

A continuación puedes ver un ejemplo de las distintas opciones para configurar el subformulario y cuál es el resultado que obtendrás.

Plantilla:

Resultado:

Nota: Evita añadir datos adicionales en la misma fila que el inicio o el fin del subformulario. El código aplica a toda la fila, incluidos todos los placeholders entre # y / a través de las filas de izquierda a derecha.

1.2 Campos de Radio y Desplegable

Estos campos utilizan el placeholder estándar {nombredatos}. Sin embargo, al utilizar estos campos, ten en cuenta que el valor que aparece en el informe Excel será el que hayas añadido en el campo Valor. 

En caso de modificar el Valor, al seleccionar Ventas o Soporte, en el formulario, la información en el informe puede mostrar otra cosa (como un emoji).

Nota: El campo ‘PDF’ no aplica para la integración Excel.

 

1.3 Oculta campos sin datos

Si utilizas campos opcionales o reglas que ocultan determinados campos, deberás configurarlos también en la plantilla de Excel.

Asegúrate de indicar una apertura y un cierre de los campos (de forma similar a como se estructuran los Subformularios con # y /). Como resultado, el campo solamente aparecerá si se introducen datos.

Para ello, sigue este formato {#nombredatos} {nombredatos}{/}

1.4 Campo de Checkbox

Si utilizas el campo de Checkbox en el formulario, el placeholder {nombredatos} mostrará TRUE o FALSE en la exportación a Excel.

¿Quieres que muestre una respuesta concreta como, por ejemplo, Correcto o Incorrecto? Entonces, este es el formato que debes utilizar en la plantilla de Excel:

{#nombredatos}Correcto{/nombredatos}{^nombredatos}Incorrecto{/nombredatos}

Añade todo el código en una celda. Dependiendo de la respuesta del campo, el resultado en Excel variará.

También puedes utilizar iconos en lugar de palabras (como ❌ o ✅).

1.5 Fórmulas

También puedes añadir fórmulas a la plantilla Excel para crear condiciones para la exportación de datos.

Ten en cuenta que debes añadir una pestaña separada a tu plantilla Excel. Puedes llamar a esta pestaña Valores Brutos. Aquí es donde recibirás los datos de las respuestas del formulario. Por lo tanto, asegúrate de añadir los nombres de datos correctos como placeholders.

Por ejemplo:

• Si quieres mostrar una "X" en una celda si un determinado valor es "Sí", puedes utilizar la siguiente fórmula en esa celda: =IF('Valores Brutos'!$B2 = "Sí", "X", "")

• Valores Brutos = el nombre de la pestaña separada

• B2 = la celda a la que se refiere de la pestaña separada. Asegúrate de hacer referencia a la celda correcta.

• Si el valor mostrado en esta celda = Sí, entonces se mostrará una X. En caso contrario, permanecerá vacía.

• Sustituye el "Sí" por un "No" en las fórmulas de la columna C.

Aquí puedes ver un ejemplo de la pestaña donde tendrás las fórmulas:

Aquí puedes ver un ejemplo de la pestaña ‘Valores Brutos’:

Esta combinación creará el siguiente resultado en la exportación:

Notas:

• Esta pestaña separada es necesaria porque no se puede utilizar un placeholder directamente en una fórmula. Esta fórmula no funcionaría: =IF({pregunta1} = "Sí", "X", "")

• También puedes hacer invisible la pestaña separada una vez que hayas terminado con la configuración para evitar confusiones.

• Este es solo un ejemplo de cómo trabajar con fórmulas en la plantilla Excel. Hay muchas más posibilidades. Sin embargo, crear informes avanzados en Excel depende de tus habilidades y conocimientos avanzados de Excel.

• Si deseas añadir colores a la selección de respuestas, te recomendamos utilizar el Formato Condicional.

 

2. Configura la Integración

Ahora que has creado tu plantilla, ve a la Plataforma de MoreApp, selecciona un formulario y haz clic en Editar. Accede a la pestaña Integraciones y haz clic en Añadir Integración. Selecciona la integración Excel.

Nota: Esta integración activará un sistema externo con cada registro. Recibirás un archivo Excel cada vez que se envíe un formulario.

Ahora puedes empezar a configurar tu integración de Excel.

En primer lugar, tendrás que subir la plantilla de Excel. Haz clic en Subir una plantilla de Excel y elige la plantilla que acabas de crear.

Nota: Asegúrate de que la plantilla tiene una extensión .xlsx o .xlsm.

• Marca la casilla ‘Utilizar configuración anterior’ si utilizas un placeholder con el signo de dólar ($), en el asunto, el cuerpo, el nombre del archivo y la plantilla Excel.

• En Nombre del archivo, escribe el nombre que debe tener el archivo que se adjuntará al email.

• En la sección Calidad de la imagen, puedes seleccionar la opción que prefieras: Alta, Media, Baja u Original.

• En el campo Destinatarios, escribe el email de la persona que recibirá el archivo. Utiliza una coma para separar los emails si hay más de uno. También puedes añadir destinatarios dinámicos, para enviar el archivo a una persona diferente cada vez, en función de los datos introducidos en el formulario. Puedes enviar también el formulario al usuario que completó el formulario; seleccionando la variable ‘Autor del envío'.

Nota: Si tu email es más grande de 19MB, tu archivo Excel y las imágenes se añadirán al cuerpo del email a través de un link de descarga. Este enlace es válido durante 7 días.

Para finalizar la configuración, escribe el asunto, en Asunto, y el cuerpo del email, en Cuerpo del email. Puedes utilizar placeholders.

Nota: Algunos campos no son compatibles con el cuerpo del email de la integración Excel. Aquí la lista de campos que no puedes usar como placeholders: Subformulario, Foto, Firma, Pin, Ubicación, Archivo, Catálogo, Encabezado, HTML, Etiqueta, Imagen y Ayuda.

Una vez que tengas todo listo, haz clic en Verificar.

 

Nota: Si se produce un error después de la validación o la plantilla no funciona correctamente, significa que alguno de los placeholders, utilizados en el archivo Excel, son incorrectos.

Una vez que hayas terminado de editar el formulario, haz clic en Publicar. 

 

3. Descarga el Informe

Es posible descargar el informe de Excel en la pestaña de Registros, haciendo click en el icono de verificación verde de cada registro, en la columna Integraciones. Aparecerá una nueva sección y deberás hacer click en Descargar informe.

4. ¡Enhorabuena!

Recibirás un archivo Excel con los datos de tu formulario, después de realizar un nuevo envío.

Aquí un ejemplo de archivo Excel:

Consejo: Si no quieres recibir dos emails, puedes eliminar el email que genera MoreApp en la pestaña Email.

Nota: Puedes usar esta plantilla de Excel para ver cómo puede quedar tu informe con la integración Excel. Para probarla, añade el archivo Excel a la plantilla “Orden de Trabajo” de la Plataforma.

Recuerda que esto es solo un ejemplo. Si quieres un informe personalizado, solicita un presupuesto.

 

 

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